Procédures de recueil des alertes

Introduction

Le groupe Energy Pool s’attache à préserver son intégrité et à lutter contre toute pratique illicite ou contraire à son éthique. En particulier, Energy Pool veille à ce que ses salariés, ses dirigeants et ses autres collaborateurs ne commettent, dans l’exercice de leurs fonctions ou missions, aucun acte susceptible d’engager sa responsabilité.

Conformément à la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite Sapin II et à la loi n°2022-401 du 21 mars 2022, Energy Pool a mis en place la procédure qui suit dans le but de faciliter le signalement de faits graves. Le système de signalement vise à garantir la stricte confidentialité de la procédure et l’anonymat du lanceur d’alerte.

Ainsi, si un salarié ou collaborateur respecte les règles de la présente procédure, il bénéficiera du statut de « lanceur d’alerte » et de la protection associée. Par ailleurs, cette procédure assure le respect de la confidentialité des informations reportées, dans l’intérêt de tous.

Nous vous encourageons donc à la respecter.

1. Qui sont les personnes concernées par cette procédure ?

Cette procédure est destinée aux salariés d’Energy Pool, mais également aux travailleurs indépendants, actionnaires, membres des organes de gouvernance, membres de la direction, bénévoles, stagiaires, fournisseurs, sous-traitants, anciens salariés, ainsi que les candidats à un emploi au sein de Energy Pool lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de la candidature.

Energy Pool encourage ses salariés et collaborateurs à effectuer des signalements dans le cadre de cette procédure, mais rappelle que ces derniers n’ont pas l’obligation d’y recourir.

2. Quelles sont les conditions relatives à l’émetteur du signalement ?

Pour pouvoir bénéficier du statut de lanceur d’alerte, l’émetteur du signalement doit :

• Être une personne physique;
• Avoir eu connaissance des faits de manière licite (lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre professionnel, le lanceur d’alerte doit avoir eu personnellement connaissance des faits) ;
• Avoir effectué un signalement externe ou interne à travers le suivi de cette procédure ;
• Faire preuve de bonne foiau regard des informations qu’il connaissait au moment du signalement ;
• Agir sans contrepartie financière directe.

Les facilitateurs qui aident « un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel et dont l’aide devrait être confidentielle » se verront également appliquer le régime de protection applicable au lanceur d’alerte. Il peut s’agir, par exemple, d’une association ou d’un syndicat qui accompagne le lanceur d’alerte dans la procédure.

3. Quels sont les faits susceptibles d’être signalés ?

L’alerte peut porter sur l’un des faits suivants, qu’il soit avéré ou soupçonné :

1/ Un délit ou un crime (fraude fiscale, corruption, prise illégale d’intérêts, abus de bien social, cartel, harcèlement moral, harcèlement sexuel…), ou

2/ Une violation ou tentative de dissimulation d’une violation d’une obligation issue de la loi, d’un règlement, du droit international ou du droit européen, ou

3/ Une menace ou un préjudice pour l’intérêt général (atteinte à la sécurité publique, à l’environnement, grave erreur de gestion…), ou

4/ Une violation de la Charte Ethique d’Energy Pool.

Et à condition que les informations reportées ne soient pas couvertes par le secret (secret défense, secret médical, secret professionnel, secret des délibérations judiciaires, de l’enquête ou de l’instruction judiciaire).

Le secret d’affaire en revanche, ne pourra pas être opposé au lanceur d’alerte.

3. A qui adresser une alerte ?

1/ Le lanceur d’alerte peut tout d’abord choisir d’émettre une alerte en passant par la présente procédure interne. Dans ce cas, l’alerte doit être adressée à l’une des personnes suivantes, ayant la qualité de Référent au sein du groupe :

Marie-Alix AUBERT Directrice fonctions supports	marie-alix.aubert@energy-pool.eu	+33 6 22 05 81 81
Alexia DASSONVILLE Responsable juridique	alexia.dassonville@energy-pool.eu	+33 7 86 80 94 18

 

Dans le cas où le signalement serait réceptionné par un autre membre du personnel, ce dernier devra le transmettre sans délai à l’un ou l’autre des Référents et garder confidentielles les informations auxquelles il aura eu accès.

2/ Le lanceur d’alerte peut également choisir de s’adresser directement à :

• L’autorité compétente parmi celles dont la liste figure en annexe du Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 (AFA, autorité de la concurrence, AMF, CNIL, IGEDD…) ;
• L’autorité judiciaire/administrative ;
• Une institution, un organisme ou un organe européen;
• Aux ordres professionnels.

3/ Le lanceur d’alerte peut décider de rendre l’alerte publique dans les cas limitatifs suivants:

• Absence de traitement à la suite d’un signalement externe dans un délai défini par décret ;
• Risque de représailles ;
• Si le signalement n’a aucune chance d’aboutir ;
• En cas de « danger grave et imminent » ;
• Si des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ;
• Si l’auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l’autorité peut être en conflit d’intérêts, en collusion avec l’auteur des faits ou impliquée dans ces faits ; ou
• Pour les informations obtenues dans le cadre professionnel, en cas de danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général notamment lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible.

Dans tous les cas, la divulgation publique doit être documentée.

Note : le lanceur d’alerte est le seul responsable pour apprécier la nécessité et la possibilité de transmettre le signalement à l’autorité judiciaire/administrative, à un organe européen ou à un ordre professionnel compétent ou de le rendre public. En particulier, il est de sa responsabilité de s’assurer que les conditions pour lancer une alerte sont remplies. Si besoin, le lanceur d’alerte peut demander conseil à un avocat, à la maison des lanceurs d’alerte, ou au Défenseur des droits, qui est l’autorité administrative en charge de l’orientation et de la protection des lanceurs d’alerte.

5. Comment adresser une alerte ?

Un signalement peut être adressé par écrit ou par oral à l’un ou l’autre des Référent(s) par l’envoi d’un email, d’un courrier, par téléphone, par tout autre système de messagerie vocale, par visioconférence ou lors d’une rencontre physique.

Le signalement devra comprendre :

• Dans son objet, les termes « confidentiel» et « signalement » ou « alerte » pour les signalements écrits
• La date des faits reportés, si celle-ci est connue
• Une description la plus précise possible des faits.

L’auteur d’un signalement peut choisir de s’identifier (nom, prénom, poste, adresses email et postale, numéro de téléphone, etc.) ou de faire un signalement anonyme.

En tout état de cause, l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné sera traitée de manière confidentielle.

Lorsqu’un signalement ou une divulgation publique a été réalisé de manière anonyme, le lanceur d’alerte dont l’identité a été révélée ultérieurement bénéficie de la protection.

Le lanceur d’alerte doit énoncer les faits de manière précise et objective. Seules les informations qui sont directement liées avec la procédure d’alerte et qui sont strictement nécessaires aux opérations de vérification seront prises en compte. Toute information qui n’entrerait pas dans ce cadre sera détruite.

Signalement oral

Dans le cas d’une demande de signalement oral, le Référent organisera un entretien avec l’émetteur du signalement dans les 20 jours ouvrés suivant la réception de la demande.

Tout signalement effectué oralement sera consigné de la manière suivante :

1/ Lorsqu’il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable ou en la transcrivant de manière intégrale.

2/ Lorsqu’il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, en établissant un procès-verbal précis de la conversation.

3/ Lorsqu’il est recueilli dans le cadre d’une visioconférence ou d’une rencontre physique, en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.

L’auteur du signalement a la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l’apposition de sa signature.

Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux seront conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent.

6. Comment les alertes sont-elles traitées ?

Réception du signalement

Sous réserve que le signalement contienne les éléments d’identification suffisants, le Référent confirme par écrit et sous 7 jours ouvrés la bonne réception du signalement, et l’informe du délai prévisible nécessaire à l’examen de sa recevabilité et des modalités suivant lesquels il sera informé des suites données à son signalement.

Recevabilité du signalement 

Le Référent vérifie la recevabilité du signalement. Le Référent informe l’auteur du signalement de la recevabilité ou non du signalement et, le cas échéant, des raisons pour lesquelles il n’est pas recevable.

Des informations complémentaires peuvent éventuellement être demandées à l’auteur du signalement. Notamment, le Référent pourra demander, hormis le cas où le signalement est anonyme, la preuve de l’appartenance de l’émetteur à l’une des catégories de personnes mentionnées au paragraphe 1.

Le Référent communiquera par écrit à l’auteur du signalement, dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement (ou, à défaut d’accusé de réception, 3 mois à compter de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement) des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Signalement au niveau du groupe Energy Pool

Lorsque le Référent estime que le signalement porte sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans une société appartenant au même périmètre de consolidation qu’Energy Pool Développement, il pourra inviter le lanceur d’alerte à adresser son signalement également à ladite société.

Lorsque le Référent estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre société, il pourra proposer au lanceur d’alerte de retirer le premier signalement déposé.

Clôture du signalement

Si le Référent estime que les allégations sont inexactes ou infondées, ou que le signalement est devenu sans objet il pourra clôturer la procédure du signalement. L’auteur du signalement sera informé par écrit de la clôture du dossier.

Suites données au signalement 

Le Référent étudie le signalement, au besoin, avec l’autre Référent, le Président de la société et tout autre salarié ou personnel externe dont l’intervention est strictement nécessaire à l’examen du signalement et pour autant que celui-ci soit soumis à une obligation stricte de confidentialité, mais sans révéler l’identité ni du lanceur d’alerte, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné. Pour ce faire, le Référent devra au préalable anonymiser le signalement.

Le lanceur d’alerte et la ou les personnes visées sont informés de l’issue de l’enquête interne qui peut notamment donner lieu à sanction conformément aux dispositions du règlement intérieur (exemples : mesures correctives, sanctions disciplinaires…).

Destruction du dossier 

Si le signalement n’est pas recevable (car les conditions des paragraphes 2 et/ou 3 ne sont pas respectées) ou si le signalement est recevable mais n’est suivi d’aucune procédure de sanction, le Référent détruit ou archive (après anonymisation) les éléments du signalement, y compris les emails échangés avec le lanceur d’alerte, au plus tard 1 mois après la clôture des opérations de vérification. Le Référent peut consigner, pour des raisons statistiques, l’occurrence du signalement et son année.

Si le signalement est suivi d’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure.

7. Un signalement dans le respect de la confidentialité

Les Référents sont astreints à une obligation de confidentialité renforcée ; ils assurent la stricte confidentialité de :

• L’identité de l’auteur du signalement ;
• L’identité de la ou des personnes visées par le signalement;
• Des informations recueillies.

Cette obligation de confidentialité s’applique y compris vis-à-vis des autres membres du personnel.

Le Référent s’engage à conserver de manière sécurisée les éléments recueillis à l’occasion de l’exécution de la procédure. Si les éléments sont conservés informatiquement, le Référent programme un enregistrement automatique des emails reçus dans un dossier dédié de sa boite mail portant l’intitulé « confidentiel ». Si les éléments sont détenus physiquement, ils doivent être conservés dans un dossier comportant la mention « confidentiel » et stockés dans un endroit fermé à clé.

Si le Référent ou un tiers informé du signalement viole ses obligations de confidentialité, il s’expose aux sanctions pénales suivantes : jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.

Le Référent ne peut communiquer les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte que sous réserve d’avoir reçu son consentement préalable.

Ces éléments peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire, une fois que le caractère fondé de l’alerte est établi. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

Protection des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de cette procédure font l’objet d’un traitement ayant pour finalité le recueil et le traitement des alertes.

Conformément au Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), les signalements ne sont conservés que dans le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent, en tenant comptes des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires. Les données relatives aux signalements peuvent toutefois être conservées au-delà de cette durée si les personnes physiques ne sont pas identifiées ou identifiables.

Le lanceur d’alerte peut exercer ses droits d’information, d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition au traitement de de ses données personnelles auprès du Référent.

8. Quelle protection pour le lanceur d’alerte ?

Pour rappel, afin de bénéficier de cette protection, le lanceur d’alerte doit remplir les conditions mentionnées aux paragraphes 2 et 3 de la procédure.

Interdiction des mesures de représailles

Si les conditions de protection du statut de lanceur d’alerte sont remplies, celui-ci ne peut être licencié, sanctionné ou discriminé d’aucune manière (directement ou indirectement) : licenciement, mesure disciplinaire, rémunération, accès à une formation, une promotion, intéressement, distribution d’actions, reclassement, affectation, qualification, classification, horaires de travail, évaluation de la performance, mutation, renouvellement de contrat.

Aucune mesure ou décision discriminatoire ne pourra être prise à l’encontre d’un facilitateur ou de toute personne en lien avec un lanceur d’alerte.

En cas de recours du lanceur d’alerte contre une mesure de représailles, il appartiendra à la société de prouver que la décision est justifiée.

A l’occasion de tout litige, le conseil des prud’hommes peut, en complément de toute autre sanction, obliger l’employeur à abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié ayant lancé l’alerte jusqu’à son plafond mentionné à l’article L6323-11-1 du code du travail.

Irresponsabilité civile et pénale

Le lanceur d’alerte bénéficie de l’irresponsabilité civile et de l’irresponsabilité pénale visée à l’article 122-9 du Code pénal s’agissant des infractions sanctionnant la révélation d’un secret légalement protégé.

Délit d’entrave

Si une personne fait entrave au signalement, elle et susceptible d’être poursuivie pour délit d’entrave et s’expose aux sanctions suivantes : jusqu’à 1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende.

En cas de procédure abusive en diffamation contre un lanceur d’alerte : la personne s’expose alors à une amende civile pouvant aller jusqu’à 60 000 €. Cette sanction pourra être complétée le cas échéant, de dommages-intérêts et d’une peine d’affichage ou de diffusion de la décision de justice.

Mesures de soutien financier et psychologique

Une prise en charge par la société du coût financier des procédures que doivent engager les lanceurs d’alerte est possible :

• En début de procès, le juge peut accorder une provision pour frais de justice au lanceur d’alerte qui conteste une mesure de représailles ou une procédure « bâillon » à son encontre (procédure qui a pour but de réduire au silence le lanceur d’alerte) ;
• Le juge peut allouer une provision supplémentaire au lanceur d’alerte dont la situation financière s’est gravement dégradée ;
• Le juge peut rendre ces provisions définitives à tout moment, c’est-à-dire même si le lanceur d’alerte perd son procès.

Les lanceurs d’alertes peuvent par ailleurs bénéficier de mesures de soutien psychologique et financier par les autorités externes, qu’elles aient été saisies directement ou via le Défenseur des droits. La maison des lanceurs d’alerte propose elle aussi un soutien psychologique pour les lanceurs d’alerte.

9. Quels sont les droits des personnes visées par l’alerte ?

Les personnes identifiées par un signalement bénéficient du droit d’accéder aux informations qui les concernent et de demander au Référent leur modification ou leur suppression si ces informations s’avèrent être inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

Par ailleurs, en cas de dénonciation calomnieuse ou de fausse déclaration, le lanceur d’alerte s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 30 000 €.

10. Dispositions finales

La présente charte sera annexée au règlement intérieur. Elle est consultable sur le réseau de l’entreprise ainsi que sur son site internet.

® Energy Pool Développement SAS

Procédure de recueil des alertes/

Date de mise à jour : 14/10/2022